Wer als Geschäftskunde auf Rechnung bestellt, genießt dadurch sehr viele Vorteile. Im Normalfall könnt ihr bei beinahe jedem Online Geschäft auf Rechnung bestellen. Einige haben bestimmte Bedingungen daran geknüpft. So ist zum Beispiel bei Neukunden häufig der Fall, dass deren erste Bestellung noch nicht auf Rechnungskauf durchgeführt werden kann. Unternehmen wollen sich so natürlich davor schützen ihre Waren oder Dienstleistungen nicht gezahlt zu bekommen. Erst wenn ihr als vertrauenswürdig eingestuft werdet könnt ihr ab sofort immer auf Rechnung kaufen. Manche Unternehmen haben diese Beschränkung jedoch nicht. Der größte davon ist sicher, dass ihr euch für einen gewissen Zeitraum Liquidität sichert, denn ihr bezahlt im Endeffekt nicht gleich, sondern später. Je nachdem wo ihr bestellt heißt das, dass ihr im Regelfall ein Zahlungsziel zwischen 7 und 30 Tagen habt. Das ist gerade bei größeren Anschaffungen von Vorteil, denn so fließt nicht gleich das Kapital ab, sondern steht noch ein paar Tage zur Verfügung. Der Rechnungskauf als Geschäftskunde ist denkbar einfach. Er unterscheidet sich im Prinzip nicht von dem als Privatkunde. Ihr müsst jedoch wesentlich mehr auf die vielen Details achten, die rund um eine Rechnung existieren. Das Finanzamt ist im B2B Bereich leider nicht so nachsichtig wie vielleicht im privaten Bereich.
Wie eine Rechnung im B2B Bereich aussehen muss
Wer selbst Rechnungen stellt weiß, dass jede Menge Angaben auf diese gehören. Sonst spielt das Finanzamt nicht mit und erkennt die Rechnung nicht an. Das ist in punkto Steuern natürlich nicht gut. Eine an euch gestellte Rechnung muss das Rechnungs- und das Lieferdatum enthalten. Es muss eure Adresse und die Adresse des Lieferanten darauf stehen. Weiterhin muss eine Rechnungsnummer zu sehen sein. Zu guter Letzt muss die Umsatzsteuer separat ausgewiesen sein. So seid ihr auf der richtigen Seite, wenn es um die steuerliche Abzugsfähigkeit der Rechnung geht. Die Rechnung wird dann im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung mit eingereicht beim Finanzamt. In punkto Steuern müsst ihr das ohnehin machen, wenn ihr keine Einnahmenüberschussrechnung am Ende des Jahres macht. Das übernimmt entweder euer Steuerberater oder ihr macht es selbst. Ob das monatlich oder quartalsweise erfolgt bestimmt im Endeffekt ihr in Zusammenarbeit mit dem Finanzamt. Die Bedingungen hierfür hängen von der Anzahl der Rechnungen und vom Umsatz ab. Übrigens ist es bei Auslandsrechnungen so, dass ihr keine Umsatzsteuer zahlen müsst. Hierfür muss das Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat, jedoch eure Umsatzsteueridentifikationsnummer kennen und diese auf der Rechnung angeben. Ein Vermerk über die Umkehr der Steuerschuld muss ebenfalls vorhanden sein. So spart ihr euch die Umsatzsteuer bei ausländischen Unternehmen.
Rechnung zu spät gezahlt – Was passiert?
Als Geschäftskunde zahlt ihr eure Rechnungen genauso wie als Privatkunde. Es gibt da Zahlungsziel und innerhalb dieses Ziels muss das Geld angewiesen sein. Haltet ihr euch nicht an die Zahlungsfrist passiert in aller Regel nicht viel mehr, als dass ihr eine Zahlungserinnerung erhaltet. Zahlt ihr dann noch immer nicht werdet ihre eine Mahnung erhalten. Dort fallen dann schon die ersten Mahngebühren an. Das ist natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, doch es kann auch sein, dass ihr gleich eine Mahnung inklusive Gebühren erhaltet ohne eine vorherige Zahlungserinnerung. Soweit, so gut. Doch es kommt noch schlimmer. Ob ihr wollt oder nicht, aber euer Unternehmen wird in einer Wirtschaftsauskunftsdatei geführt. Bei Privatpersonen ist das gemeinhin als SchuFa bekannt. Bei Unternehmen führt zum Beispiel die Creditreform solch eine Datei. Die hat es in sich. Wer auf Rechnungen bestellen möchte, diese dann nicht zahlt und Mahnungen erhält, erhält in der Auskunftsdatei der Creditreform einen Vermerkt. Dieser Vermerkt spiegelt sich in einem Ranking wieder. Banken und andere Unternehmen können nun prüfen, wie dieses Ranking aussieht. Wer ein schlechtes Ranking hat, bekommt keine oder nur überteuerte Kredite. Auch können andere Unternehmen davon absehen mit euch Geschäfte zu machen. Ähnlich wie sich Privatpersonen nicht gegen die SchuFa wehren können könnt ihr euch nicht dagegen wehren in der Auskunftsdatei der Creditreform gelistet zu sein. Ihr solltet euch dessen aber bewusst sein, wenn ihr der Meinung seid Rechnungen nicht oder zu spät zu zahlen. Der Rechnungskauf hat also auch ganz klar Nachteile. Nämlich dann, wenn ihr die Zahlung nicht ernst nehmt.